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职场牛人不会告诉你的全能笔记法

发表时间:2016-8-16 16:46:49 点击:393
我每年都会将我做笔记的方法升级。踏入社会以后,要想在工作上成为骨干,做笔记是一项最基本的技能,公司是不会教你的。你应该自己学习,而且应该下大力气去学。要想涨工资,必须为公司创造更多的价值;要想休假,必须提高工作效率。不管你踏入社会多少年,都要不断磨炼和提高自己做笔记这一项基本工作技能。——  美崎荣一郎,著有《别告诉我你会记笔记》
 
职场牛人就是能够通过记笔记将经历转化为经验,再将经验整合成一套理论体系,在后期的工作和生活中再去循环使用,更新,创造价值。今天我们就来说一说美崎荣一郎的笔记系统究竟是什么。
 
准备三个工作笔记本
 
如果可以把所有信息都集中在一个笔记本上并无论在什么情况下都随身携带是一件相当困难的事情。“一本化”虽然很美好,但是和所有理想的事情一样,终究只是一个愿望。而我们需要的是能在现实生活中帮助我们解决问题提高效率的方式。经过多年的尝试和改进,美崎荣一郎总结出一套工作笔记体系:准备三个笔记本,根据具体情况和目的,灵活搭配使用三个笔记本,并以便利贴作为辅助。
 
记事笔记本  储存灵感和任务管理
 
在上下班或者出差时,随身携带厚重的笔记本实在不现实也不方便。此时便于随身携带的“记事笔记本”就该排上用场了。记事笔记本一般使用A6纸(105mm x 148mm,或A7)。笔记本的优点是在任何时刻将脑中想到的事情,可以立刻记下来。它的主要任务是任务管理和储存灵感。
 
任务管理:所谓任务,是指最小的行动单位。很多时候我们拖延,并不是因为我们真的有所谓的“拖延症”,而是因为我们并不知道如何把一个复杂而抽象的概念事件分解为一个一个可以操作的行动步骤。所以,每当我们有一件需要完成的事情时,为了便于我们立即行动,我们应该学会将工作尽可能细化到最小单位,然后进行分类,记录在笔记本上。
 
记事笔记本可撕,你可以随意使用,哪怕一页纸上只写一行字也没关系,一张纸只记录一项任务也行。 而且当笔记本上的任务完成后,你看着这些自己做完的事情,撕掉这些纸张,心里满满地都是成就感。
 
记录灵感:是指当你产生灵感时,在笔记本上记录下相关信息或主题等关键词 ,然后利用你的任意时间,比如上下班坐车或者走路闲逛走神时,翻翻看看想一想。 如此一来,就可以轻松地将灵感转化为创意。不需要详细记录, 只需大致写下具有提示功能的关键词,做好标记,然后暂时忘记,存储在记事笔记本上 。
 
记事笔记本是记录零散信息或尚未成熟的想法的笔记本。千万不要认为想法还不成熟就不记录,先记下来再说。如果认为日后能用得着,那更别犹豫,马上记下来。
 
PS:我知道这里你会说用手机也可以实现这个功能。而事实是,是的,手机确实有这个功能,甚至更方便携带和使用。但重点是,你根本不会这样去做好吗!!!!!它肯定对于大多数人来说无效。为什么?因为你有手机多少年了?你真的有在这样做吗?如果你有,恭喜你,接下来这篇或许你都可以不用看了。如果你没有,恩,试试看呗。
 
事实上,手机不适合作为记录灵感和任务的唯一工具,是因为手机里有太多神奇的功能,任何一个其他app都可以轻易地带走你的注意力,比如微信随意的一条消息,比如大淘宝,比如爱奇艺……《自控力》里有说,当你需要在一件事情上保持自控的时候,最合适的做法不是去挑战你的自控力,而是尽量去避免诱惑。所以,给自己的任务管理或者灵感积累设定一个仪式感的小笔记本,专门用来做这件事情吧。
 
航母笔记本  整合所有信息
 
记事笔记本上记录的信息最终会在“航母笔记本”上,这就是第二个笔记本,也是充实记录内容的第二阶段使用的笔记本。航母笔记本发挥着相当于硬盘的作用,保存着所有你整合的资料。你可以用A4或者A5尺寸的笔记本,最好是活页的,比较方便加减和调整顺序。
 
它的使用流程是:
 
首先使用记事笔记本记录零散的信息,
 
然后利用航母笔记本进一步充实,
 
最后使用电脑整理成文档。
 
举个例子,假如你被委任为某个项目的负责人,当你接下任务后,这样行动能极大地提高行动的效率。
 
你任意时候想到的该项目的参与人姓名、项目架构、销售目标等资料的信息,可以先记在记事笔记本上;
 
回到公司以后,把记录在记事笔记本上的信息撕下来贴到航母笔记本上,作为你策划案的资料;
 
然后在航母笔记本上把这些资料归纳整理,把该项目的概要、进程、管理方法以及该着手的事情等写下来。(由于之后还会在电脑上进行整理,所以没有必要写得很整齐,把重点快速总结出来即可。)
 
最后在电脑上进行详细整理,形成文章,完成策划案。(在进行电脑作业时,请务必把航母笔记本放在手边。当不知道如何流畅地用语言表达时,或者先手写出粗略的方案比较快的时候,航母笔记本就可以发挥作用了。)
 
你一定要知道,职场小白和职场牛人在拉开距离的最初靠的可不是脑力,而是行动力!行动力!行动力!!!重要的事情说三遍。很多时候你还在纠结不知道怎么做,觉得自己可能做不到或者做不好的时候,和你一样不知道该怎么做的完美的牛人已经用行动累积了一轮或者好几轮的体验了。世界上哪有困难到不能下手的事情呢?做几遍,再多做几遍,勤记录勤反思勤总结,再将抽象出来的经验用到实践中。快速累积和成长不就是这样吗?
 
李笑来在进取型人格格言里就有一句,“我知道我现在看起来很笨拙,但是开始谁都是这样的。实践多了就自然了。就渐渐好起来了。”所以,与其为了呈现漂亮的页面而使用PPT等电脑软件,倒不如马上手写记录在笔记本上,赶紧做起来。虽然效果可能没有电脑出色,但不影响使用就可以了。哪怕很简单的想法,只要坚持记录,坚持快速行动,慢慢积累,你很快就能感受到不同。
 
你看,我不也就用了一年多开始老老实实累积读书笔记,积极行动,记录和总结过程么?我们哪有那么多不同呢?
 
日程笔记本  管理日程安排
 
日程笔记本就是管理日程安排的笔记本。航母笔记本和日程笔记本是工作笔记本的必备组合。
 
日程笔记本要和航母笔记本放在一起。工作是按照日程表来进行的,因此将两个笔记本结合使用,既方便管理,又能高效工作。比如,电脑操作时,只要打开日程笔记本,一个月或一周的日程安排就立刻呈现在眼前了,一目了然。
 
我个人觉得日程笔记本在这里体现出价值的关键在于我们只将重要的工作事件简洁地记录在日程笔记本上,比如准备会议,交稿事件,截止日期,面谈时间这类重要且需要自己结合其他两个笔记本进行工作的事件。不要随意什么事情都写上来,一方面你会发现根本写不下,另一方面提醒是给重要事件的,如果都是琐事且非必要的事件,提醒也就没有任何意义了。
 
当然,现在APP日历很多,而且操作起来更简单,手机上可随意查看。但是,和记事笔记本一样,根本不会起太大的作用好吗?如果你没有这方面的困扰,我相信这篇文章你也不会仔细看到这里了。所以,用一个特意的日程笔记本来掌握有必要的事情吧。结合手机辅助使用,效果更佳,比如,非工作的事情就记在手机上,工作等重要的事情先在手机上记录,但后期一定要重新标注在日程笔记本上。
 
全能工作笔记法
 
介绍完3个笔记本各自的功能了,我们再来整体地说一下记事笔记本、航母笔记本、日程笔记本这三个笔记本相互搭配的整体流程。
 
坚持用记事笔记本准确地记录信息。
 
再将记录信息的纸张贴在航母笔记本上,充实航母笔记本(外出或途中所记录的事项、已打印出来的各种资料、工作中记录的零散的信息,要记得把它们都整理到航母笔记本上)
 
最后用电脑进一步整理并丰富内容,最后整理成文档打印出来 。
 
再用日程笔记本随时提醒自己工作进度(考虑到时间限制,工作时必须遵守日程表,盯紧截止日期)
 
笔记本尽可能随身携带,谈判时、开会时,请务必携带笔记本。即使是休息日或假日,也一定要把记事笔记本随身携带,养成随时作记录的好习惯。如果因外出的地方不方便记录或者规定不能作记录,就将航母笔记本搁置一边,但一定要携带记事笔记本。 电脑作业时,建议把笔记本放在旁边作为辅助。只靠大脑记忆,会增加大脑负担。要记事情,先记在笔记本上,然后再用电脑整理,这样比仅靠大脑记忆更有效率。
 
职场上总是会出现各种突发状况,根据记录阶段准备好三个笔记本,分类记录各种信息。即使面对再多的突发状况,也能分清轻重缓急并专心于眼前的工作。另外,笔记本还可以随时提供过往的工作经验以供参考,只要将工作内容与进度记录下来,你就能将工作经历转化为工作经验并长期保存了。
 
最后,这一整套笔记方式虽然看起来不复杂,但实际操作的话,你会发现一点也不容易,尤其是不容易坚持。
 
而任何一件有长远价值的事情,都可能不会在很短的时间内让你体会到迅猛的效果,这不是鸡血,靠的是长期的持续行动,反思,改进和重复。而对新手来说,最重要的永远不是去掌握全套的理论,而是知道一些之后就开始做,从最可以行动的事情中开始做,然后在做的过程中再反复研读理论,针对自己行动中的感受和痛点,去确定适合自己的改进方式。要知道,没有任何一套方式是适合所有人的。能够快速成长的人没有一个是伸手党,也没有一个不是靠着自己的努力和琢磨行动出来的。所以,一定不要等待,至少记事笔记本可以买起来用起来了吧。
 
作者介绍:
 
睡午觉的猫,读书写字,跑步健身,说法语学画画。生活就是得万般折腾,才有意思。豆瓣:睡午觉的猫,简书&微博:睡午觉的猫儿,微信公众号:doubansleepingcat。
 
来源:微信公众号|睡午觉的猫(ID:doubansleepingcat) 作者:睡午觉的猫
 

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